Είναι από τις πιο συχνές ερωτήσεις που κάνουν οι CFOs και οι διευθυντές προμηθειών όταν αξιολογούν το travel budget τους: ξοδεύουμε πολύ; Ξοδεύουμε αρκετά; Πού βρισκόμαστε σε σχέση με τον κλάδο μας;

Η ερώτηση είναι εύλογη. Αλλά η απάντηση είναι πιο σύνθετη από ό,τι υποδηλώνει ένας αριθμός.

Το travel spend δεν αξιολογείται σωστά με απόλυτα νούμερα. Αξιολογείται σε σχέση με τον τζίρο, τον κλάδο, το επιχειρηματικό μοντέλο και, κυρίως, με το αποτέλεσμα που παράγει. Και αυτή η διάκριση κάνει τη διαφορά μεταξύ ενός budget που βελτιστοποιείται και ενός που απλώς περικόπτεται.

Τα Βασικά Benchmarks: Travel ως Ποσοστό Τζίρου

Το πιο διαδεδομένο μέτρο σύγκρισης είναι το travel spend ως ποσοστό του ετήσιου τζίρου. Σύμφωνα με διεθνή δεδομένα από GBTA και άλλους οργανισμούς του κλάδου, τα μέσα επίπεδα κυμαίνονται γενικά μεταξύ 1% και 3% του τζίρου για τις περισσότερες επιχειρήσεις.

Αλλά αυτό το εύρος από μόνο του δεν λέει τίποτα χρήσιμο. Γιατί μέσα σε αυτό συνυπάρχουν εταιρείες με εντελώς διαφορετικά επιχειρηματικά μοντέλα, κλάδους και ανάγκες κινητικότητας.

Το benchmark αποκτά νόημα μόνο όταν σπάει κατά κλάδο.

Η Αλλαγή που Ακυρώνει την Οικονομία

Τα φθηνότερα εισιτήρια έρχονται συνήθως με αυστηρούς όρους. Non-refundable, non-changeable ή με υψηλό κόστος τροποποίησης. Σε ένα επιχειρησιακό πλαίσιο όπου τα προγράμματα αλλάζουν, οι συναντήσεις επαναπρογραμματίζονται και το απρόβλεπτο είναι μέρος της καθημερινότητας, αυτή η ακαμψία έχει κόστος.

Μια αλλαγή ημερομηνίας σε ένα non-flexible εισιτήριο μπορεί να κοστίζει περισσότερο από τη διαφορά τιμής που εξοικονομήθηκε αρχικά. Και αυτό συμβαίνει χωρίς να έχει ταξιδέψει κανείς ακόμα.

Benchmarks ανά Κλάδο

Η κινητικότητα δεν είναι ίδια για όλους. Κάποιοι κλάδοι είναι από τη φύση τους travel-intensive. Άλλοι λειτουργούν αποδοτικά με πολύ χαμηλότερα επίπεδα μετακίνησης.

Στις επαγγελματικές υπηρεσίες, consulting και νομικές εταιρείες, το travel spend μπορεί να αγγίξει το 3% έως 5% του τζίρου, καθώς η φυσική παρουσία στον πελάτη είναι κεντρικό στοιχείο της παροχής υπηρεσίας.

Στον κλάδο της τεχνολογίας και του software, τα επίπεδα κυμαίνονται συνήθως μεταξύ 1% και 2%, με αυξητική τάση για εταιρείες που επεκτείνονται σε νέες αγορές.

Στη βιομηχανία και τη μεταποίηση, όπου οι επισκέψεις σε εγκαταστάσεις, προμηθευτές και πελάτες είναι συχνές, το benchmark κυμαίνεται από 1,5% έως 3%.

Στον χρηματοοικονομικό τομέα, η κινητικότητα είναι επιλεκτική αλλά υψηλής αξίας, με travel spend γύρω στο 1% έως 2%.

Στον φαρμακευτικό κλάδο και τις επιστήμες υγείας, οι συνεδριάσεις, τα συνέδρια και οι επισκέψεις σε ιατρούς και νοσοκομεία ανεβάζουν τα επίπεδα στο 2% έως 4%.

Το Benchmark δεν Είναι Στόχος

Εδώ βρίσκεται η πιο συνηθισμένη παρανόηση: πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τα benchmarks ως στόχο. Αν ο κλάδος ξοδεύει κατά μέσο όρο 2%, προσπαθούν να βρίσκονται στο 2%.

Αλλά το benchmark δεν λέει αν το 2% δημιουργεί αξία. Λέει μόνο ότι οι άλλοι ξοδεύουν περίπου τόσο.

Μια εταιρεία που ξοδεύει 3% και παράγει υψηλή απόδοση από τις μετακινήσεις της, είναι σε καλύτερη θέση από μια που ξοδεύει 1% και χάνει ευκαιρίες επειδή τα στελέχη δεν βρίσκονται εκεί που πρέπει.

Το σωστό ερώτημα δεν είναι πόσο ξοδεύουμε σε σχέση με τον κλάδο. Είναι πόσο αποδίδει αυτό που ξοδεύουμε.

Τα Σήματα ότι Ξοδεύετε Πολύ

Παρόλα αυτά, υπάρχουν σήματα που υποδηλώνουν ότι το travel spend είναι υψηλότερο από ό,τι δικαιολογείται.

Ταξίδια που δεν συνδέονται με σαφή επιχειρησιακό αποτέλεσμα. Υψηλός αριθμός μετακινήσεων ρουτίνας που θα μπορούσαν να αντικατασταθούν χωρίς απώλεια αξίας. Απουσία travel policy που ελέγχει τις επιλογές κράτησης. Και έλλειψη δεδομένων που συνδέουν το travel spend με επιχειρησιακά αποτελέσματα.

Αν κάποιο από αυτά περιγράφει τον οργανισμό, το πρόβλημα δεν είναι το ποσοστό. Είναι η απουσία στρατηγικής.

Τα Σήματα ότι Ξοδεύετε Λιγότερο από ό,τι Πρέπει

Το αντίθετο είναι εξίσου πραγματικό και εξίσου επικίνδυνο. Επιχειρήσεις που κόβουν travel budget ομοιόμορφα, χωρίς αξιολόγηση αντίκτυπου, συχνά ανακαλύπτουν το κόστος αργότερα.

Deals που καθυστερούν γιατί δεν έγινε η κρίσιμη συνάντηση. Σχέσεις με πελάτες που ψυχραίνουν χωρίς φυσική παρουσία. Ευκαιρίες που χάθηκαν γιατί ο ανταγωνιστής ήταν εκεί και εσείς δεν ήσασταν.

Ένα travel budget που είναι χαμηλότερο από το benchmark του κλάδου δεν είναι από μόνο του επιτυχία. Μπορεί να είναι σύμπτωμα υποεπένδυσης σε κινητικότητα που έχει στρατηγική αξία.

Πώς να Αξιολογείτε το Δικό σας Travel Spend

Το σωστό πλαίσιο αξιολόγησης συνδυάζει τέσσερα στοιχεία.

Πρώτον, το ποσοστό τζίρου ως αφετηρία σύγκρισης με τον κλάδο. Δεύτερον, την ανάλυση spend ανά τύπο ταξιδιού και λειτουργία, ώστε να εντοπιστεί πού πηγαίνουν τα χρήματα. Τρίτον, η σύνδεση κάθε κατηγορίας ταξιδιών με επιχειρησιακά αποτελέσματα. Και τέταρτον, η σύγκριση του total cost of trip και όχι μόνο του κόστους εισιτηρίου.

Αυτή η ανάλυση δεν απαντά μόνο στο ερώτημα πόσο ξοδεύουμε. Απαντά στο πολύ πιο χρήσιμο ερώτημα: πού αξίζει να ξοδεύουμε περισσότερο και πού μπορούμε να ξοδεύουμε λιγότερο.

Η Προσέγγιση της Mideast στο Travel Benchmarking

Η Mideast υποστηρίζει οργανισμούς στην ανάλυση και βελτιστοποίηση του travel spend τους με βάση πραγματικά δεδομένα και κλαδικά benchmarks. Βοηθά τις οικονομικές διευθύνσεις να αποκτήσουν σαφή εικόνα του πού πηγαίνουν τα χρήματα, ποιες μετακινήσεις αποδίδουν και πώς μπορεί να βελτιστοποιηθεί το συνολικό travel portfolio χωρίς να θυσιαστεί επιχειρησιακή αξία.

Γιατί το σωστό travel budget δεν είναι αυτό που είναι ίσο με το benchmark. Είναι αυτό που δουλεύει για τον οργανισμό.